За копии паспортов в личных делах штрафуют

Разъясните пожалуйста, «Роскомнадзор решит, что работодатель собирает лишние персональные данные, если кадровая служба хранит.

Обосновать необходимость хранения паспорта гражданина РФ нормативно нельзя. Паспорт предъявляется при приеме, его данные вносятся в карточку Т-2. Оснований для снятия с него копии у работодателя нет. (исключение: хранение копий паспортов гос.служащих — Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 (ред.

от 01.07.2014)

«Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»

). ИНН даже запрашивать при приеме на работу не нужно, хранение его копии вовсе исключено. Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого достаточно, работник может (не обязан) указать данные ИНН в реквизитах сторон трудового договора.

Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника. Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт.

Штраф до 50 тыс. рублей за хранение документов в личном деле: подробности

К слову, персональными данными считается любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу ().

Роструд напоминает, что обработка персональных данных работника может производиться исключительно в следующих целях ():

1. содействие работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе;
2. обеспечение личной безопасности работников;
3. обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
4. контроль количества и качества выполняемой работы;
5. обеспечение сохранности имущества.

Форму согласия на обработку персональных данных сотрудника мы приводили в нашей . В противовес позиции Роструда Роскомнадзор полагает, что даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение, к примеру, копий паспорта, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета, не является законным.

Уберите копии этих документов из личных дел

Сделаете ошибку, и документ или копию признают .

Не тратьте свое время, пытаясь разобраться в новых нормативах.

Обязательно пригодится! Специально для вас мы разработали , в которой собрали типичные служебные задачи каждого кадровика. Чтобы не держать все в голове, удобно иметь под рукой инструмент, который поможет .

Впишите в нее самые , добавьте ваши планы, чтобы ничего не забыть.

Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах

86 ТК РФ обозначены цели, для которых работодателям разрешено использовать персональные данные сотрудников. Ими пользуются для: обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов; содействия в трудоустройстве; предоставления образования и продвижения по службе; обеспечения личной безопасности работников; контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.Список целей, для которых работодатели могут использовать персональные данные сотрудников, закрытый, и никак иначе пользоваться копиями нельзя.

Например, ксерокс паспорта поможет заполнить личную карточку работника, может, еще пару документов, но потом он больше не нужен.

И даже после увольнения.Теперь за хранение персональных данных сотрудника «просто так» штрафуют, и работодатели

По законодательству нельзя хранить копии паспортов и других документов работников в личных делах.

Но во многих организациях хранят копии паспортов и иных документов по традиции, не представляя до конца, зачем они нужны.

Подскажите пожалуйста, есть.

Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого достаточно, работник может (не обязан) указать данные ИНН в реквизитах сторон трудового договора.

Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить. Тем более, с 1 июля 2017 года в значительной степени увеличились административные штрафы за нарушения в этой области. Размеры штрафов зависят от вида совершенного правонарушения.

Так, должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 3000 до 20 000 руб., ИП – на сумму от 5000 до 20 000 руб., организацию – на сумму от 15 000 до 75 000 руб.

Статья о поможет вам не допускать ошибок в работе. В рассматриваемой ситуации все данные о сотрудниках у Вас есть в трудовых договорах, личной карточке.

Этого вполне достаточно. По поводу копии паспорта – ее лучше не хранить в отделе кадров. Наша позиция подтверждается судебной практикой по данному вопросу. Так, Арбитражный суд Ростовской области в ноябре 2013 года рассмотрел в котором Управление Роскомнадзора по Ростовской области предъявило претензии филиалу ООО «МЕТРО Кэш энд Керри», в кадровых делах которого оно обнаружило копии паспортов и военных билетов, а также фотографии.

50 тысяч рублей штрафа за копию паспорта в личном деле.

Какие еще документы опасно хранить кадровикам?

Обычно компании хранят те документы, которые создают сами:

1. трудовой договор;
2. приказы о приеме на работу и других событиях;
3. анкету сотрудника;
4. обязательно трудовую книжку.

Но даже при приеме на работу работник приносит также другие документы: диплом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет.

Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой? Законодательство и Роструд однозначно говорят: «нет».

Хранить копии документов в личных делах надо будет обезличенно

Сейчас такие мероприятия являются обязательными только для государственных и муниципальных органов, однако уже в следующем году требования по обезличиванию придется выполнять большинству компаний, в том числе работодателям. Обезличивать информацию предстоит в соответствии с Приказом Роскомнадзора от 05.09.2013 № 996, в котором рекомендуют пользоваться следующими методами:

1. изменение состава или семантики данных;
2. замена части сведений;
3. перемешивание (перестановка) отдельных записей или групп записей, что не позволит найти связь между информацией и конкретными субъектами.

За невыполнение обязанности по обезличиванию персональных данных либо несоблюдение установленных требований или методов планируется ввести отдельное наказание.

Это предусмотрено другим обсуждаемым чиновниками .

Если его одобрят, в укажут, что за такое нарушение граждан могут оштрафовать на сумму до 1500 рублей, а должностных лиц — до 6000 рублей.

Можно ли в личном деле работника хранить копии личных документов работника?

Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого достаточно, работник может (не обязан) указать данные ИНН в реквизитах сторон трудового договора. Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника.

Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт. А при проверках ФНС, ФСС придется просить работников принести оригиналы для подтверждения обоснованности выплат.

Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить. Тем более, с 1 июля 2017 года в значительной степени увеличились административные штрафы за нарушения в этой области. Размеры штрафов зависят от вида совершенного правонарушения.