Основные функции секретаря делопроизводителя

Основные функции секретаря делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя на предприятии


Выделяют пять основных обязанностей и функций, ложащихся на плечи этого работника:

  1. Учет и использование приходящей корреспонденции;
  2. Постоянные звонки и разговоры с клиентами;
  3. Постоянный контроль документации, которой занимаются другие работники;
  4. Обработка и ведение всего документооборота в организации;
  5. Отправление документов в архив.

Как уже стало понятно, секретарь-делопроизводитель должен обладать соответствующими навыками, и быть знакомым с нормами и правилами делопроизводства. Конечно, можно обучится всему необходимому на предприятии, но лучше до этого потратить время на хорошую теоретическую подготовку. Каким является идеальный делопроизводитель на предприятии?

Секретарь делопроизводитель в наши дни – это, скорее, помощник главы предприятия, который своей работой содействует эффективной деятельности руководителя.

Ведь возложенные обязанности и условия в которых он находится не проходят бесследно. И таких факторов довольно много. Но, отдельно выделить , которые наиболее подойдут для такой работы.
Специфика профессии состоит в том, что секретарю приходится иметь дело с колоссальным объемом документов, с новейшей, современной организационной техникой, общаться с большим количеством людей. Секретарь обязан знать не только руководящие документы своего предприятия, правила эксплуатации технических средств, технику безопасности, правила охраны труда и внутреннего распорядка, но также постановления, приказы и постановления вышестоящих организаций.
Для оперативного решения поставленных вопросов ему необходимо знать административный персонал предприятия, вышестоящее руководство, начальников подразделений.

Деловые качества присущие хорошему секретарю — это: Профессионализм – владение специальными навыками, знаниями, умениями

(свободное владение компьютерными программами, редакторами, знание языков, грамотное письмо и культура речи);

Основные должностные обязанности делопроизводителя

При этом в штате может быть не одна единица делопроизводителя или секретаря. Чтобы понять разницу между этими работниками нужно понимать, чем конкретно каждый занимается на предприятии.

Слово «секретарь» имеет латинские корни, в переводе означающие «секрет».

То есть это доверенное лицо, приближенное к руководителю.

Круг обязанностей достаточно разнообразен, в зависимости от сферы деятельности организации: прием и регистрации входящих звонков. Соединение абонента с отделом или должностным лицом на предприятии; организация работы в приемной руководителя: запись и прием посетителей; регулирование рабочего графика руководителя: планирование и напоминание о встречах, организация совещаний и тому подобное; обслуживание начальника: подача чая, кофе, бутербродов и подобное; выполнение мелких поручений директора;

Организацию и стандарты делопроизводства.

Основы делового этикета, навыки ведения деловых (в т.ч.

телефонных) переговоров. Образцы, формы, шаблоны и стандарты документов, принятые в компании. Разновидности и структуру документов, методы, правила и особенности их составления, оформления. Положения, постановления, распоряжения, приказы, другие нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия.
Порядок систематизации и ведения документации, методы обработки и хранения корреспонденции.

Техническое оснащение офиса. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты. Правила пользования оргтехникой и ПК. Правила внутреннего трудового распорядка.

_____________________________________________________________________.

Должностные обязанности делопроизводителя секретаря

От этих факторов зависит внутренний объём документооборота.

_____________________________________________________________________. III. Должностные обязанности: Принимать телефонные звонки и посетителей в приемной офиса.

Поэтому востребованность и степень важности работы секретаря-делопроизводителя достаточно высоки. На первый взгляд, эта профессия является достаточно скучной и рутинной. Однако, непосредственные обязанности секретаря делопроизводителя — это занятие не только работой с документами, но и коммуникация с партнёрами, клиентами и сотрудниками.
Более того, на крупных фирмах объём документооборота достаточно велик и справиться с ним качественно и быстро сможет только профессионал. Поэтому практически любое предприятие содержит штатную единицу секретаря-делопроизводителя.

Главные его задачи:структурировать, обрабатывать и вести учёт документооборота; совершать и принимать звонки, вести переговоры с клиентами; заниматься входящей и исходящей корреспонденцией;контролировать документацию, оформленную другими сотрудниками;отправлять

Общие положения должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Поэтому на большинстве предприятий есть такой служащий, как секретарь-делопроизводитель. Список основных функций можно привести следующим образом:

  1. регистрация поручений руководства и контроль за их исполнением;
  2. обеспечение учета документов;
  3. информационное и справочное обслуживание по вопросам документации.

Таким образом, этот человек занимается делопроизводством и ведет основные канцелярские дела.

Все, что связано с документацией, находится в полномочиях данного специалиста. Нередко такую должность еще называют секретарем-референтом.

Секретарь-делопроизводитель — должностные обязанности Основные обязанности секретаря-делопроизводителя – это прием корреспонденции и ее перенаправление в конкретные подразделения.

Рекомендуем прочесть:  Гражданство россии для мамы

Создание баз данных, оформление регистрационных карточек, учет и отправка документации – все это тоже причисляется к обязанностям этого специалиста.

Должностные обязанности секретаря

Это зависит от объема работы и финансового положения самой организации.

Существует несколько основных специализаций секретаря:

  1. Делопроизводитель.
  2. Помощник руководителя;

руководителя Назначение и увольнение данного сотрудника может происходить только по распоряжению управленца, в чьем подчинении он находится. Также в распоряжении оговаривается должностное лицо, которому делегируются обязанности секретаря руководителя во время его отсутствия на работе.

В своей деятельности данный сотрудник руководствуется:

  1. положениями должностной инструкции.
  2. Уставом и локальными правилами внутреннего распорядка;
  3. нормативно-правовыми актами федерального и регионального уровней;

В должностные обязанности секретаря руководителя входит:

  1. обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя (систематизация и структуризация всех необходимых для этого материалов);

Обязанности секретаря делопроизводителя, о чем стоит помнить

В больших фирмах чаще всего есть несколько секретарей, каждый из которых выполняет свой вид работы, в том числе и секретарь делопроизводитель. В маленьких компаниях функции делопроизводителя выполняет обычный секретарь.

Другие названия профессии: архивариус, помощник руководителя, администратор, специалист по работе с документами.Вся работа секретаря делопроизводителя, как правило, прописана в должностной инструкции. Должностная инструкция составляется отдельно в каждой организации, но имеет стандартный вид. В ней указаны права, обязанности, ответственность и требования к секретарю делопроизводителю.Обязанности делопроизводителя различаются в зависимости от типа организации, ее внутренних правил и требований руководителя.

Но в основном они похожи и регулируются должностной инструкцией.

В компании делопроизводитель выполняет следующий набор обязанностей:решает проектные задачирегистрирует

Любое современное предприятие, даже малый бизнес с 10-15 работниками имеет такой документооборот, что контролировать его без отдельного специалиста не представляется возможным.

Именно этой работой и занимается делопроизводитель. Эта профессия не подразумевает карьерного роста.

Хотя опытный и хорошо зарекомендовавший себя специалист может претендовать на аналогичную должность в более престижной организации с высокой оплатой. Анализ порталов для поиска работы показывает, что средняя зарплата секретаря в регионах составляет 15-20 тысяч рублей, в Москве — 40 тысяч рублей.

Делопроизводители в государственных учреждениях — в мировом суде, в детском саду, в школе — обычно начинают с минимальной заработной платы.