Основные функции секретаря делопроизводителя
Оглавление:
- Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя на предприятии
- Основные должностные обязанности делопроизводителя
- Должностные обязанности делопроизводителя секретаря
- Общие положения должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
- Должностные обязанности секретаря
- Обязанности секретаря делопроизводителя, о чем стоит помнить
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя на предприятии
Выделяют пять основных обязанностей и функций, ложащихся на плечи этого работника:
- Учет и использование приходящей корреспонденции;
- Постоянные звонки и разговоры с клиентами;
- Постоянный контроль документации, которой занимаются другие работники;
- Обработка и ведение всего документооборота в организации;
- Отправление документов в архив.
Как уже стало понятно, секретарь-делопроизводитель должен обладать соответствующими навыками, и быть знакомым с нормами и правилами делопроизводства. Конечно, можно обучится всему необходимому на предприятии, но лучше до этого потратить время на хорошую теоретическую подготовку. Каким является идеальный делопроизводитель на предприятии?
Секретарь делопроизводитель в наши дни – это, скорее, помощник главы предприятия, который своей работой содействует эффективной деятельности руководителя.
Деловые качества присущие хорошему секретарю — это: Профессионализм – владение специальными навыками, знаниями, умениями
(свободное владение компьютерными программами, редакторами, знание языков, грамотное письмо и культура речи);
Основные должностные обязанности делопроизводителя
При этом в штате может быть не одна единица делопроизводителя или секретаря. Чтобы понять разницу между этими работниками нужно понимать, чем конкретно каждый занимается на предприятии.

Слово «секретарь» имеет латинские корни, в переводе означающие «секрет».
То есть это доверенное лицо, приближенное к руководителю.
Круг обязанностей достаточно разнообразен, в зависимости от сферы деятельности организации: прием и регистрации входящих звонков. Соединение абонента с отделом или должностным лицом на предприятии; организация работы в приемной руководителя: запись и прием посетителей; регулирование рабочего графика руководителя: планирование и напоминание о встречах, организация совещаний и тому подобное; обслуживание начальника: подача чая, кофе, бутербродов и подобное; выполнение мелких поручений директора;
Организацию и стандарты делопроизводства.
Основы делового этикета, навыки ведения деловых (в т.ч.
Техническое оснащение офиса. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты. Правила пользования оргтехникой и ПК. Правила внутреннего трудового распорядка.
_____________________________________________________________________.
Должностные обязанности делопроизводителя секретаря
От этих факторов зависит внутренний объём документооборота.
Главные его задачи:структурировать, обрабатывать и вести учёт документооборота; совершать и принимать звонки, вести переговоры с клиентами; заниматься входящей и исходящей корреспонденцией;контролировать документацию, оформленную другими сотрудниками;отправлять
Общие положения должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
Поэтому на большинстве предприятий есть такой служащий, как секретарь-делопроизводитель. Список основных функций можно привести следующим образом:
- регистрация поручений руководства и контроль за их исполнением;
- обеспечение учета документов;
- информационное и справочное обслуживание по вопросам документации.
Таким образом, этот человек занимается делопроизводством и ведет основные канцелярские дела.
Все, что связано с документацией, находится в полномочиях данного специалиста. Нередко такую должность еще называют секретарем-референтом.
Секретарь-делопроизводитель — должностные обязанности Основные обязанности секретаря-делопроизводителя – это прием корреспонденции и ее перенаправление в конкретные подразделения.
Создание баз данных, оформление регистрационных карточек, учет и отправка документации – все это тоже причисляется к обязанностям этого специалиста.
Должностные обязанности секретаря
Это зависит от объема работы и финансового положения самой организации.
Существует несколько основных специализаций секретаря:
- Делопроизводитель.
- Помощник руководителя;
руководителя Назначение и увольнение данного сотрудника может происходить только по распоряжению управленца, в чьем подчинении он находится. Также в распоряжении оговаривается должностное лицо, которому делегируются обязанности секретаря руководителя во время его отсутствия на работе.
В своей деятельности данный сотрудник руководствуется:
- положениями должностной инструкции.
- Уставом и локальными правилами внутреннего распорядка;
- нормативно-правовыми актами федерального и регионального уровней;
В должностные обязанности секретаря руководителя входит:
- обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя (систематизация и структуризация всех необходимых для этого материалов);
Обязанности секретаря делопроизводителя, о чем стоит помнить
В больших фирмах чаще всего есть несколько секретарей, каждый из которых выполняет свой вид работы, в том числе и секретарь делопроизводитель. В маленьких компаниях функции делопроизводителя выполняет обычный секретарь.
Другие названия профессии: архивариус, помощник руководителя, администратор, специалист по работе с документами.Вся работа секретаря делопроизводителя, как правило, прописана в должностной инструкции. Должностная инструкция составляется отдельно в каждой организации, но имеет стандартный вид. В ней указаны права, обязанности, ответственность и требования к секретарю делопроизводителю.Обязанности делопроизводителя различаются в зависимости от типа организации, ее внутренних правил и требований руководителя.
Но в основном они похожи и регулируются должностной инструкцией.
В компании делопроизводитель выполняет следующий набор обязанностей:решает проектные задачирегистрирует
Любое современное предприятие, даже малый бизнес с 10-15 работниками имеет такой документооборот, что контролировать его без отдельного специалиста не представляется возможным.
Именно этой работой и занимается делопроизводитель. Эта профессия не подразумевает карьерного роста.
Хотя опытный и хорошо зарекомендовавший себя специалист может претендовать на аналогичную должность в более престижной организации с высокой оплатой. Анализ порталов для поиска работы показывает, что средняя зарплата секретаря в регионах составляет 15-20 тысяч рублей, в Москве — 40 тысяч рублей.
Делопроизводители в государственных учреждениях — в мировом суде, в детском саду, в школе — обычно начинают с минимальной заработной платы.