Номенклатура дел бланк

Типовая номенклатура дел для организации — образец


В документообороте это единица учета, которая может включать в себя несколько документов, объединенных по одному общему критерию. Например, договор-заказ, содержащий расчет стоимости изготовления продукции по запросу заказчика «А», является документом, входящим в состав дела «Договоры-заказы», состоящего из аналогичных договоров, заключенных с разными заказчиками. При этом может существовать и дело, включающее разнородные документы, имеющие отношение к одному проекту. Такой подход существенно упрощает процедуру работы с документами.

Включение каждого из них в номенклатуру сделало бы ее чрезмерно раздутой, причем использование каждого нового бланка повлекло бы за собой необходимость внесения правок и корректировок. Объединение же документов в дела лишает номенклатуру указанных недостатков. Номенклатура дел компании составляется на основании аналогичных реестров, разработанных для каждого из ее подразделений в отдельности.

Типовая номенклатура дел для ООО примеры

Типовая относится к нормативным документам. В ней указывают типовой состав дел, их индексы и сроки хранения. Примерная содержит примерный состав дел и индексы.

В отличие от типовой имеет рекомендательный характер.

Важно! Типовая номенклатура дел носит обязательный характер. Индивидуальная номенклатура включает конкретные названия дел, которые запланировано внести в документооборот предприятия, ориентированных на специфику деятельности. Сроки хранения переводятся из бланков двух ранее упомянутых типов без изменений.
Как уже говорилось, номенклатуры дел организации используются для систематизации документооборота.

Рассмотрим подробнее, каким образом это достигается.

У предприятия складывается обширный документооборот.

Все бумаги экспертно проверяются и сортируются в зависимости от структурного подразделения организации либо своей тематической направленности.

Объединенные в одну папку, они составляют дело с индивидуальным названием и номером.

Для муниципальных учреждений и государственных органов, что передают документы в муниципальные или государственные архивы, а также для нотариусов и акционерных обществ составлять номенклатурные дела является обязательным нормативным требованием.

Номенклатуры дел могут быть:

  1. самостоятельно разработаны предприятием, сотрудники которого знают специфику образующихся документов и структуру деятельности предприятия. Однако в номенклатуре при отсутствии опыта могут быть выявлены ошибки;
  2. поручить их составление компании, специализирующейся по данному вопросу, с заключением договора по предоставлению услуг. В этом случае не всегда разрабатывается наиболее рациональная система по работе с документами.

Порядок составления номенклатуры дел ведется на основании методико-нормативных документов. За ее составление ответственность возлагается на службу по делопроизводству (канцелярия, секретариат, общий отдел и другие).

Образец номенклатуры дел организации

71 а Переходящее с 2010 г.

01-04 Положения о структурных подразделениях Постоянно ст.

55 а Переходящее с 2010 г. 01-05 Приказы директора, касающиеся основной деятельности Постоянно ст. 19 а 01-06 Приказы директора, касающиеся административно-хозяйственных вопросов 5 лет ст. 19 в 01-07 Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним Постоянно1 ст. 18 и 1Бюллетени голосования – до прекращения деятельности АО; после прекращения – ЭПК 01-08 Инструкция по делопроизводству Постоянно ст.

27 а Переходящее с 2010 г. 01-09 Номенклатура дел Постоянно ст. 200 а 01-10 Переписка по вопросам основной деятельности 5 лет ЭПК ст.

35, 256 01-11 Резервный номер 01-12 База данных для регистрации входящих документов 5 лет ст. 258 г В электронной форме 01-13 База данных для регистрации исходящих документов 5 лет ст.

258 г В электронной форме 02.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота.

Согласно пункту 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения.

Образец номенклатура дел организации 2020 года мы приведем ниже.

Основные задачи документа:

  1. системная подготовка рабочих документов к отбору для дальнейшего хранения или уничтожения.
  2. помощь при передаче дел и составлении описей;
  3. классификация и учет;
  4. облегчение поиска необходимых бумаг;

В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность.

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации.

Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т.

Актуальный образец дел на 2020 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи.

Его можно скачать бесплатно и без регистрации. Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании. Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться: Положением о создании организации либо Уставом.

Положением обо всех структурных подразделениях субъекта. Штатным расписанием на текущий год. Номенклатурой дел прошлых лет.

Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет). Регистрационными формами учреждения. Типовыми, а также

Номенклатура дел организации

Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п.

Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Как составить номенклатуру дел организации — образец

Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел.

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.
Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения.

В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений. Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая дел.

Обычно дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.

Вы здесь:

Чем разветвленней организационная структура фирмы, тем сложней ее номенклатура дел.

Поэтому для ведения делопроизводства могут использовать не только отделы предприятия, но и привлекаться сторонние компании, специализирующиеся на этом. Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год.

На основе данного документа составляются описи дел. Использование номенклатуры позволяет быстро находить не только текущие дела, но и успешно работать с документами с большим сроком хранения.

Данный документ особенно важен при передаче дел в архив, а также при отборе их для уничтожения.