Можно ли хранить в отделе кадров копии паспортов работников
Оглавление:
- можно ли хранить копии личных документов работника (например, копия паспорта) в отделе кадров в соответствии с законом о защите.
- Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах
- Штраф до 50 тыс. рублей за хранение документов в личном деле: подробности
- Как хранить копии документов работников?
- Как правильно хранить копии документов в личном деле работника
- Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле?
- Хранить копии документов в личных делах надо будет обезличенно
можно ли хранить копии личных документов работника (например, копия паспорта) в отделе кадров в соответствии с законом о защите.
Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого достаточно, работник может (не обязан) указать данные ИНН в реквизитах сторон трудового договора. Необходимость хранения паспорта и военного билета Вы нормативно не сможете.
Обосновать необходимость хранения паспорта гражданина РФ нормативно нельзя. Паспорт предъявляется при приеме, его данные вносятся в карточку Т-2.
Оснований для снятия с него копии у работодателя нет.
(исключение: хранение копий паспортов гос.служащих — Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 (ред. от 01.07.2014)
«Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»
).
Аналогично и с военным билетом.
Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах
86 ТК РФ обозначены цели, для которых работодателям разрешено использовать персональные данные сотрудников.
И даже после увольнения.
Теперь
Штраф до 50 тыс.
рублей за хранение документов в личном деле: подробности
К слову, персональными данными считается любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу (). Роструд напоминает, что обработка персональных данных работника может производиться исключительно в следующих целях ():
- обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
- содействие работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе;
- контроль количества и качества выполняемой работы;
- обеспечение личной безопасности работников;
- обеспечение сохранности имущества.
Форму согласия на обработку персональных данных сотрудника мы приводили в нашей . В противовес позиции Роструда Роскомнадзор полагает, что даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение, к примеру, копий паспорта, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета, не является законным.
50 тысяч рублей штрафа за копию паспорта в личном деле. Какие еще документы опасно хранить кадровикам?
Обычно компании хранят те документы, которые создают сами:
- анкету сотрудника;
- трудовой договор;
- приказы о приеме на работу и других событиях;
- обязательно трудовую книжку.
Но даже при приеме на работу работник приносит также другие документы: диплом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет.
Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой? Законодательство и Роструд однозначно говорят: «нет».
Поэтому, если кадровик не хочет получить штраф, например, за хранение копии свидетельства о браке работника, такие бумаги необходимо исключить из состава личного дела и отдать сотрудникам. В частности, нарушением требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ«О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосредственно не относится к трудовой деятельности гражданина.
Как хранить копии документов работников?
Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого достаточно, работник может (не обязан) указать данные ИНН в реквизитах сторон трудового договора. Обосновать необходимость хранения копии паспорта, военного билета, СНИЛС практически невозможно, достаточно отразить паспортные данные в трудовом договоре, также можно указать и номер СНИЛС.
При приеме на работу работник отдела кадров должен сверить эти данные с оригиналом паспорта.
Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить. Тем более, с 1 июля 2017 года в значительной степени увеличились административные штрафы за нарушения в этой области.
Как правильно хранить копии документов в личном деле работника
Этим он нарушает принципы обработки персональных данных. За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 и выписать предупреждение или административный штраф:
- на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
- на граждан в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
- на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;
В ст.
В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных. А вот хранение копий
Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле?
Статья о поможет вам не допускать ошибок в работе.
В рассматриваемой ситуации все данные о сотрудниках у Вас есть в трудовых договорах, личной карточке.
Этого вполне достаточно. По поводу копии паспорта – ее лучше не хранить в отделе кадров. Наша позиция подтверждается судебной практикой по данному вопросу.
Так, Арбитражный суд Ростовской области в ноябре 2013 года рассмотрел в котором Управление Роскомнадзора по Ростовской области предъявило претензии филиалу ООО «МЕТРО Кэш энд Керри», в кадровых делах которого оно обнаружило копии паспортов и военных билетов, а также фотографии. Суть спора В апреле 2013 года Управлением Роскомнадзора по Ростовской области была проведена плановая выездная проверка филиала общества ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» в г. Ростове-на-Дону. При проведении проверки было выявлено, что общество нарушает обязательные требования в сфере обработки персональных данных: проводит обработку персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям их обработки.
Хранить копии документов в личных делах надо будет обезличенно
Сейчас такие мероприятия являются обязательными только для государственных и муниципальных органов, однако уже в следующем году требования по обезличиванию придется выполнять большинству компаний, в том числе работодателям. Обезличивать информацию предстоит в соответствии с Приказом Роскомнадзора от 05.09.2013 № 996, в котором рекомендуют пользоваться следующими методами:
- изменение состава или семантики данных;
- перемешивание (перестановка) отдельных записей или групп записей, что не позволит найти связь между информацией и конкретными субъектами.
- замена части сведений;
За невыполнение обязанности по обезличиванию персональных данных либо несоблюдение установленных требований или методов планируется ввести отдельное наказание.
Это предусмотрено другим обсуждаемым чиновниками . Если его одобрят, в укажут, что за такое нарушение граждан могут оштрафовать на сумму до 1500 рублей, а должностных лиц — до 6000 рублей.
Можно ли хранить в отделе кадров копии паспортов и дипломов?
Другие материалы по теме
- Гараж правила 2023
- 19 статья по чернобылю в рб
- Заработная плата ленинградцев из каких надбавок состоит
- Письмо матроне московской написать образец
- Налогообложение спо жилой дом нежилое помещение
- Сокращенная форма дознания и поаоаве последствия в суде
- Документы для подачи подоходного налога на квартиру