Можно ли хранить в отделе кадров копии паспортов работников

Можно ли хранить в отделе кадров копии паспортов работников

можно ли хранить копии личных документов работника (например, копия паспорта) в отделе кадров в соответствии с законом о защите.


Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого достаточно, работник может (не обязан) указать данные ИНН в реквизитах сторон трудового договора. Необходимость хранения паспорта и военного билета Вы нормативно не сможете.

Обосновать необходимость хранения паспорта гражданина РФ нормативно нельзя. Паспорт предъявляется при приеме, его данные вносятся в карточку Т-2.

Оснований для снятия с него копии у работодателя нет.

(исключение: хранение копий паспортов гос.служащих — Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 (ред. от 01.07.2014)

«Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»

).

Аналогично и с военным билетом.

Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах

86 ТК РФ обозначены цели, для которых работодателям разрешено использовать персональные данные сотрудников.

В связи с чем эти личные документы не копируйте и не храните Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника.

Ими пользуются для: обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов; содействия в трудоустройстве; предоставления образования и продвижения по службе; обеспечения личной безопасности работников; контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.Список целей, для которых работодатели могут использовать персональные данные сотрудников, закрытый, и никак иначе пользоваться копиями нельзя.
Например, ксерокс паспорта поможет заполнить личную карточку работника, может, еще пару документов, но потом он больше не нужен. Но во многих организациях хранят копии паспортов и иных документов по традиции, не представляя до конца, зачем они нужны.

И даже после увольнения.

Теперь

Штраф до 50 тыс.

рублей за хранение документов в личном деле: подробности

К слову, персональными данными считается любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу (). Роструд напоминает, что обработка персональных данных работника может производиться исключительно в следующих целях ():

  1. обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
  2. содействие работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе;
  3. контроль количества и качества выполняемой работы;
  4. обеспечение личной безопасности работников;
  5. обеспечение сохранности имущества.

Форму согласия на обработку персональных данных сотрудника мы приводили в нашей . В противовес позиции Роструда Роскомнадзор полагает, что даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение, к примеру, копий паспорта, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета, не является законным.

50 тысяч рублей штрафа за копию паспорта в личном деле. Какие еще документы опасно хранить кадровикам?

Обычно компании хранят те документы, которые создают сами:

  1. анкету сотрудника;
  2. трудовой договор;
  3. приказы о приеме на работу и других событиях;
  4. обязательно трудовую книжку.

Но даже при приеме на работу работник приносит также другие документы: диплом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет.

Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой? Законодательство и Роструд однозначно говорят: «нет».

Поэтому, если кадровик не хочет получить штраф, например, за хранение копии свидетельства о браке работника, такие бумаги необходимо исключить из состава личного дела и отдать сотрудникам. В частности, нарушением требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ«О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосредственно не относится к трудовой деятельности гражданина.

Как хранить копии документов работников?

Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого достаточно, работник может (не обязан) указать данные ИНН в реквизитах сторон трудового договора. Обосновать необходимость хранения копии паспорта, военного билета, СНИЛС практически невозможно, достаточно отразить паспортные данные в трудовом договоре, также можно указать и номер СНИЛС.

При приеме на работу работник отдела кадров должен сверить эти данные с оригиналом паспорта.

Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника. Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт. А при проверках ФНС, ФСС придется просить работников принести оригиналы для подтверждения обоснованности выплат.

Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить. Тем более, с 1 июля 2017 года в значительной степени увеличились административные штрафы за нарушения в этой области.

Как правильно хранить копии документов в личном деле работника

Этим он нарушает принципы обработки персональных данных. За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 и выписать предупреждение или административный штраф:

  1. на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
  2. на граждан в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
  3. на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;

В ст.

65 Трудового кодекса документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу. Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий. Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2.

В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных. А вот хранение копий

Можно ли хранить копию паспорта работника в личном деле?

Статья о поможет вам не допускать ошибок в работе.

В рассматриваемой ситуации все данные о сотрудниках у Вас есть в трудовых договорах, личной карточке.

Этого вполне достаточно. По поводу копии паспорта – ее лучше не хранить в отделе кадров. Наша позиция подтверждается судебной практикой по данному вопросу.

Так, Арбитражный суд Ростовской области в ноябре 2013 года рассмотрел в котором Управление Роскомнадзора по Ростовской области предъявило претензии филиалу ООО «МЕТРО Кэш энд Керри», в кадровых делах которого оно обнаружило копии паспортов и военных билетов, а также фотографии. Суть спора В апреле 2013 года Управлением Роскомнадзора по Ростовской области была проведена плановая выездная проверка филиала общества ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» в г. Ростове-на-Дону. При проведении проверки было выявлено, что общество нарушает обязательные требования в сфере обработки персональных данных: проводит обработку персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям их обработки.

Хранить копии документов в личных делах надо будет обезличенно

Сейчас такие мероприятия являются обязательными только для государственных и муниципальных органов, однако уже в следующем году требования по обезличиванию придется выполнять большинству компаний, в том числе работодателям. Обезличивать информацию предстоит в соответствии с Приказом Роскомнадзора от 05.09.2013 № 996, в котором рекомендуют пользоваться следующими методами:

  1. изменение состава или семантики данных;
  2. перемешивание (перестановка) отдельных записей или групп записей, что не позволит найти связь между информацией и конкретными субъектами.
  3. замена части сведений;

За невыполнение обязанности по обезличиванию персональных данных либо несоблюдение установленных требований или методов планируется ввести отдельное наказание.

Это предусмотрено другим обсуждаемым чиновниками . Если его одобрят, в укажут, что за такое нарушение граждан могут оштрафовать на сумму до 1500 рублей, а должностных лиц — до 6000 рублей.

Можно ли хранить в отделе кадров копии паспортов и дипломов?

Другие материалы по теме